Géolocalisation des véhicules de salariés & vie privée
Les équipements de géolocalisation sont courants dans le monde du travail car ils sont peu coûteux et très utiles. Mais attention, de nombreuses règles régissent l’utilisation de ces outils afin de respecter la vie privée des collaborateurs.
Dans quels buts ?
Les dispositifs de géolocalisation sont installés dans les véhicules utilisés par les employés pour diverses raisons notamment :
- Suivi, justification et facturation des prestations de transport de personnes, de biens ou de services directement liés à l’utilisation du véhicule. Exemple : une ambulance dans le cadre de la dématérialisation de la facturation Medicare.
- Assurer la sécurité des salariés et des biens ou véhicules dont ils ont la charge, notamment en localisant le véhicule en cas de vol (par exemple, à l’aide d’un dispositif inerte activable à distance une fois le vol signalé).
- Meilleure allocation des ressources pour les services exécutés dans des lieux décentralisés, en particulier les interventions d’urgence. Par exemple : identifier l’employé le plus proche d’une panne d’ascenseur ou l’ambulance la plus proche d’un accident.
- En surcroit, si ce n’est pas possible par d’autres moyens, gardez une trace des heures de travail.
- Respecter de la législation en vigueur ou réglementaire nécessitant la mise en place de dispositifs de géolocalisation en raison du type d’expédition ou de la nature des marchandises expédiées.
- Vérifier le respect des règles d’utilisation des véhicules. Géolocalisation et vie privée.
À savoir
Le nombre de kilomètres parcourus alors que le véhicule est sensé ne pas rouler au moment donné peuvent suffire pour caractériser l’abus et sa gravité sans toutefois connaître le trajet emprunté.
Utilisations exclues
Les dispositifs de géolocalisation présents dans les véhicules à l’usage des employés ne peuvent pas être utilisés pour :
- Surveiller le respect des limites de vitesse.
- Surveiller en permanence les employés.
En particulier, il ne peut pas être utilisé pour :
- Suivre le véhicule d’un salarié qui peut librement organiser ses déplacements (ex : VRP) ;
- Le cadre de son mandat, assurer le suivi des déplacements des représentants du personnel ;
- Collecte des données sur les lieux en dehors des heures de travail (sur le chemin du travail, les pauses, etc.), y compris l’antivol ou la vérification des conditions d’utilisation des véhicules ;
- Calculer les heures des employés lorsqu’un autre appareil existe déjà.
Quelles garanties pour la vie privée ?
- Les droits des employés
Les salariés peuvent être contre l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel tant que le dispositif ne répond pas aux conditions légales prévues par la CNIL ou d’autres règlements en vigueur. Les employés doivent dont être avertis pour installer cet équipement
Ils doivent avoir accès aux informations enregistrées par l’outil notamment en ce qui les incombent (date et heure du voyage, itinéraire, etc.). Les employés doivent pouvoir refuser la collecte ou la transmission de la géolocalisation en dehors des heures de bureau.
À savoir
Les employeurs peuvent suivre en nombre ou la durée des désactivations et, si nécessaire, si possible exiger des chauffeurs qu’ils s’expliquent et sanctionnent tout abus.
Destinataires spécifiques
L’accessibilité aux données des dispositifs de géolocalisation doit être limité au personnel autorisé des services concernés, au personnel autorisé, des employeurs et des clients, ou aux parties dirigées qui ont des raisons de fournir des services.
Veuillez noter : Le nom du conducteur ne doit pas être communiqué aux clients ou aux mandants car ces personnes ne sont pas intéressées par l’information à moins que celle-ci ne présente un intérêt particulier et significatif.
Exemple : Un employé d’une entreprise souhaiterait obtenir des relevés de son employeur à partir d’un dispositif de géolocalisation installé dans son véhicule suite à un accident de la circulation. L’entreprise a refusé de donner aux employés l’accès aux copies des documents. La plainte du salarié a été déposé, et après plusieurs courriers restés sans réponse, l’entreprise a été contrainte de fournir au salarié une copie de ses informations. En l’absence de réponse satisfaisante de l’employeur, la CNIL lui inflige une amende de 10 000 €.
Sécurité
En particulier, des mesures de sécurité sont nécessaires pour empêcher les personnes non autorisées d’accéder aux informations sur l’appareil. Par exemple, un nom d’utilisateur et un mot de passe sont nécessaires pour accéder aux dispositifs de suivi en direct sur le site Web.
Doit également fournir :
- Politiques d’autorisation,
- Echange sûr,
- Un état journalier des transactions effectuées dans le compte
Une analyse des risques lié à la sécurité des informations est aussi nécessaire pour asseoir les des règles et stratégies appropriées.
Les outils numériques mis sur pied par des tiers sont sous la responsabilité des employeurs qui doivent s’assurer du contrôle et la mise à jour avec les lois et textes en vigueur notamment ceux concernant les dispositions sécuritaires (clause contractuelle sur les obligations du sous-traitant en matière de sécurité et de confidentialité des données).
- Une durée de conservation limitée
Les données collectées par la géolocalisation ne doivent être gardées après un délai dépassant 2 mois (deux mois). C’est ce que propose l’interface géolocalisation MyGeo. Cependant, le délai de conservation de celles-ci peut aller à un an lorsqu’elles sont utiles pour une optimisation dans des tournées comme preuves lors des opérations effectuées lorsqu’un autre moyen de preuve n’a pas été trouvé. Le délai peut passer à 05 ans lorsque les données sont utiles pour le contrôle du temps de travail.
L’information des employés
Les délégués de personnel ou toutes autres personnes habilités à les représenter sont tenues d’être informées et/ou être consultées au préalable concernant l’installation d’un équipement de géolocalisation dans les véhicules mis à disposition des salariés.
Tout employé doit ainsi être informé de :
- L’identité du responsable de traitement ;
- Finalités (objectifs) poursuivies ;
- La base légale du dispositif (par exemple : obligation issue du code du travail, ou intérêt légitime de l’employeur) ;
- Destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation ;
- Son droit d’opposition pour motif légitime ;
- La durée de conservation des données ;
- Ses droits d’accès et de rectification ;
- La possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.